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COMO ROBÔS FACILITAM A ROTINA JURÍDICA

Em um cenário de muitas incertezas, a advocacia está sendo constantemente impactada em diversas esferas. Busca-se cada vez mais soluções otimizadas e digitais (robôs) para realização de diversos atos processuais, com intenção de reduzir os efeitos das restrições causadas pela pandemia do COVID-19 (coronavirus). 

É nesse sentido que a inteligência artificial está contribuindo na rotina jurídica durante o período de pandemia. Afinal, o contato pessoal deve ser evitado, e quando necessário deve ser feito com restrições. 

A falta de unificação dos sistemas utilizados pelos Tribunais e a instabilidade de muitos deles, podem prejudicar o bom andamento das atividades jurídicas. Pois se antes da pandemia já ocorriam diversas falhas, você pode imaginar os transtornos que ocorrerão depois. Afinal, esses sistemas tendem a ser cada vez mais utilizados.

Aí vem a pergunta: Você está preparado para essa evolução? Como você está se organizando para otimizar a sua rotina com os recursos digitais (robôs inteligentes)? 

Essas mudanças já vinham acontecendo de forma gradativa nos últimos anos, no entanto, com a pandemia do COVID-19 (coronavirus), isso se tornou urgente e indispensável para reduzir os impactos no âmbito jurídico. Ou seja, é certo que as mudanças tecnológicas vão acontecer com maior frequência e em curto espaço de tempo.

Portanto, se você ainda estava engatinhando sobre as melhores ferramentas para seu escritório, é hora de se levantar e andar em direção ao mundo digital. Busque informações, ferramentas, conhecer o que há de mais inovador, mas principalmente: saiba escolher ferramentas que efetivamente sejam adequadas ao seu modelo de escritório e compatível com suas necessidades.

Mas por onde começar? 

Se você não sabe por onde começar, comece pelo básico, ou seja, monitoramento de processos. Não importa se você tem poucos processos ou grandes demandas, se você quer evoluir precisa investir no fundamental. E para o advogado o fundamental é controlar, acompanhar os processos e principalmente não perder prazos, correto?

Vale aqui ressaltar que o monitoramento processual realizado de forma automatizada (robôs inteligentes) possui uma maior segurança em relação ao acompanhamento manual, afinal, todo ser humano é passível de falha. Deve-se observar que essa ferramenta não lhe traz somente otimização ou economia, ela também proporciona uma relação de transparência e eficiência em relação aos seus clientes! Confira o porque no tópico a seguir.

Automatização do monitoramento processual x Clientes

Não é novidade pra ninguém que os clientes e a forma de se relacionar com eles vem mudando com a tecnologia. Você deve ter percebido que seus clientes chegam em seu escritório já com algumas “considerações” do google, certo? Nesse momento cabe à você advogado, não somente lhe apresentar a melhor solução ao caso concreto, mas também rebater todos os pontos que a pesquisa no google deu à ele. 

Isso demonstra que o perfil do cliente mudou, ele está cada vez mais recheado de informações, compartilhadas a todo momento na internet. Com base nisso, aquela velha prática de que quando o cliente liga e pergunta sobre seu processo e a secretária o responde dizendo que não tem nenhuma novidade, já não é mais aceita por ele. 

Muitas vezes o próprio cliente já possui acesso ao processo e acompanha as movimentações, e se percebeu que houve qualquer alteração e a secretária lhe disse que não há qualquer novidade, acaba que o escritório perde a credibilidade perante seu cliente. Por isso, é tão importante manter seu cliente informado, ou no mínimo quando este entrar em contato, poder ter acesso rápido às informações que precisa de forma clara e rápida, sem ter que preencher todos os dados para acessar ao processo e então lhe repassar informações.

Portanto, mais importante do que conquistar clientes, é fidelizar os que já possui.

Cópias Digitais automatizar ou não?

Baixar cópias digitais já vinha sendo automatizado gradativamente, ou experimentalmente, por muitos escritórios. Porém, diante deste novo cenário e com a perspectiva de aumento no número de demandas nos escritórios, isso se tornou essencial. Receber essas novas demandas sem sobrecarregar os colaboradores e sem aumentar o quadro de funcionários só é possível através da otimização de algumas tarefas.  

Importante lembrar que o fato das cópias serem digitais não significa que seu download seja rápido, pois sabemos que  são inúmeros os sistemas utilizados pelos tribunais no país, alguns estados possuem até 06 (seis) sistemas diferentes. E cada um tem suas particularidades, como por exemplo: navegadores próprios, formas de assinatura diferentes, possibilidade de download integral dos autos ou de cada documento…  Isso gera morosidade, muitas vezes necessita de vários profissionais para realizar tais atribuições, sem contar que exige muita atenção e organização para não se perder entre tantos arquivos.

Porque não utilizar uma ferramenta que lhe traz eficiência, celeridade e ainda agrega valor ao seu escritório? Como já mencionado acima o perfil do cliente mudou, o escritório precisa apresentar formas de se diferenciar dos demais. Uma forma de agregar valor é mostrar aos seus clientes novas mudanças, novas tecnologias (robôs inteligentes), algo que torne o seu escritório uma referência não só em conhecimento técnico, mas também em inovação.

Se você fizer uma busca rápida no google, vai perceber que os escritórios que investiram ou estão investindo em tecnologia, aumentaram consequentemente sua cartela de clientes. Ou seja, o aumento da produtividade e otimização são o caminho e o resultado é o crescimento no número de clientes.

Robôs inteligentes e Certidões

Para propositura de uma ação judicial são necessários diversos documentos, entre eles estão as certidões. Elas podem ser obtidas em diferentes locais, e a tendência é que estes passem a viabilizar formas, ou até mesmo sistemas próprios, de solicitação virtual. Tudo isso, está sendo pensado e desenvolvido por cada órgão, como forma de evitar aglomeração de pessoas por conta do momento que estamos passando.

Essas mudanças são inevitáveis, novos sistemas estão surgindo ou poderão surgir. Acompanhar todas as informações sobre todos os órgãos, de como retomarão suas atividades, como funcionarão e quais os sistemas a serem utilizados, são essenciais. A não adaptação pode impactar muito na sua rotina,  causando transtornos.

Os robôs inteligentes serão fundamentais, tanto para otimizar como para gerir melhor a sua documentação, e assim evitar transtorno em diversos órgãos.. Pois evitarão desencontro de informações, conhecimento e adaptação à diferentes sistemas, controle de cada solicitação, sem contar que o custo benefício vale muito a pena!

Guias de pagamentos e custas processuais x Robôs inteligentes

Quando se fala em utilizar robôs para automatizar a elaboração de guias de pagamentos e custas processuais, os advogados sentem até um alívio, por se tratar de uma enorme responsabilidade que demanda muito tempo em sua realização.

Porém, mesmo sabendo que isso facilita a rotina e garante maior segurança, muitos ainda resistem à centralização desta função. Mas por que muitos adiam o quanto podem qualquer mudança? Porque partem da premissa que “em time que está ganhando não se mexe”! 

Para quem pensa dessa forma deixo a pergunta: como evoluir sem agir?

Percebe que há uma grande contradição? Muitos profissionais desejam evoluir, porém não buscam se atualizar, investir, inovar… Ouça sua equipe, questione sobre suas dificuldades, como podem aumentar sua produtividade, quais as atividades repetitivas que impactam nas demais funções, na eficiência em geral.

Se fizer isso, perceberá que com poucos recursos e mantendo o mesmo quadro de colaboradores, seu escritório pode ser muito mais produtivo e investir em estratégias para aumentar o número de clientes, por exemplo.

Não é novidade que tarefas repetitivas atrasam a rotina de qualquer profissional, então porque não investir em recursos como automatização de guias de pagamentos e custas processuais, que fazem parte do cotidiano jurídico, para alavancar sua produtividade? 

Além disso, possuirá um controle mais efetivo de tudo que foi realizado! A tecnologia continuará avançando e tomar decisões simples como esta, pode te levar a usufruir de diversas vantagens. Quem desfruta das facilidades da tecnologia (robôs inteligentes) encontra inúmeras possibilidades para evoluir.

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